Program de medicina muncii: cum alegi software-ul pentru cabinet

Ce este un program de medicina muncii

Un program de medicina muncii este o aplicație făcută pentru fluxul unui cabinet care examinează angajații firmelor-client. Pornește de la companie și angajat, continuă cu examenul medical și se termină cu fișa de aptitudine trimisă angajatorului și cu factura către firmă.

Diferența față de un soft medical general stă în documente și în relația cu angajatorul. Un program de cabinet obișnuit ține evidența consultațiilor și a programărilor. Unul de medicina muncii trebuie să știe și de firma la care lucrează angajatul, de riscurile postului, de periodicitatea controalelor și de modelele din HG 355/2007.

Ce trebuie să facă software-ul

Listează pașii unei zile obișnuite din cabinet și verifică dacă programul îi acoperă pe toți, fără să muți date dintr-o aplicație în alta.

• Registru comun pentru companii și angajați, cu datele firmei preluate din ANAF după CUI
• Dosar medical pentru fiecare angajat, la fiecare companie, cu examenele și documentele atașate
• Examen la angajare, control periodic, reluarea muncii și supraveghere specială
• Sugestii de investigații și periodicitate după riscurile din Anexa 1 a HG 355/2007
• Diagnostice ICD-10 căutate după cod sau după denumire
• Fișa de aptitudine generată din examen, pe modelul din Anexa 5
• Adeverințe medicale și certificate, de exemplu pentru INM sau pentru învățământul superior
• Evidența controalelor periodice: cine a depășit termenul și cine urmează
• Facturi către firme din examenele făcute, transmise în e-Factura
• Rapoarte și statistici pentru raportările cabinetului

Documentele cerute de HG 355/2007

HG 355/2007 stabilește cum se face supravegherea sănătății lucrătorilor și ce documente rezultă din ea. Un program bun le are pe toate și le completează din datele deja introduse, nu din formulare separate.

• Anexa 1: fișele pe factori de risc, cu examinările și periodicitatea pentru fiecare
• Anexa 2: fișa de solicitare a examenului medical la angajare
• Anexa 3: fișa de identificare a factorilor de risc profesional
• Anexa 5: fișa de aptitudine, cu un exemplar pentru angajator și unul pentru angajat

Fișa de aptitudine și controalele periodice

Fișa de aptitudine și urmărirea controalelor consumă cel mai mult timp într-un cabinet, așa că aici se vede cel mai repede diferența dintre programe.

La fișă, verifică dacă numele, CNP-ul, firma, funcția și avizul vin direct din examen și dacă o poți trimite angajatorului pe email, fără să o salvezi și să o atașezi de mână. La controale, programul trebuie să calculeze singur data următoarei examinări, să îți arate cine a depășit termenul și cine urmează și să te ajute să anunți firmele din timp.

Aplicație online sau program instalat

Programele mai vechi se instalează pe un calculator din cabinet. Datele stau pe acel calculator, iar copiile de siguranță și actualizările rămân în grija ta. Dacă lucrezi din mai multe locuri, trebuie să găsești o cale să le sincronizezi.

O aplicație online se deschide din browser, de pe orice calculator cu internet. Furnizorul se ocupă de copiile de siguranță și de actualizări, iar medicul și asistenta lucrează în același timp pe aceleași date. În schimb, ai nevoie de conexiune la internet și trebuie să știi unde sunt stocate datele.

Cum se plătește un program de medicina muncii

Modelul de preț contează mai mult decât prețul de pornire. Calculează costul pe un an, la volumul pe care îl ai acum și la cel pe care îl vrei peste doi ani.

• Pe angajat examinat: costul crește odată cu numărul de clienți ai cabinetului
• Pe utilizator: plătești pentru cei care lucrează în aplicație, indiferent câți angajați examinezi
• Licență plus mentenanță: o sumă la început și o taxă anuală pentru actualizări

Securitatea datelor medicale

Datele de medicina muncii sunt date despre sănătate, adică o categorie specială în GDPR. Programul trebuie să te ajute să le protejezi, nu doar să le păstreze.

• Drepturi diferite pentru medic, asistentă și administrator
• Criptarea datelor sensibile, precum CNP-ul
• Jurnal de audit: cine a modificat, a descărcat sau a exportat un dosar
• Exportul și ștergerea datelor unui angajat, la cerere
• Contract de prelucrare a datelor (DPA) cu furnizorul
• Locul în care sunt stocate datele și furnizorii care au acces la ele

Mutarea datelor din programul vechi

Cel mai greu pas la schimbarea programului este migrarea. Întreabă încă de la primul demo cum aduci companiile, angajații și istoricul de examene.

Un import bun acceptă Excel sau CSV, îți arată ce a citit înainte de salvare și semnalează rândurile cu probleme, de exemplu un CNP lipsă. Unele aplicații citesc și PDF-uri sau documente scanate. Verifică și drumul invers: dacă renunți la program, cum îți iei datele înapoi.

Întrebări de pus furnizorului

Ia lista cu tine la demo și cere să vezi răspunsurile direct în aplicație.

• Programul e făcut pentru medicina muncii sau e un modul dintr-un soft medical general?
• Fișa de aptitudine se completează din examen sau o scrii din nou?
• Cum văd controalele periodice care expiră luna viitoare?
• Pot factura direct din examene și pot transmite facturile în e-Factura?
• Cum se calculează prețul: pe angajat, pe utilizator sau prin licență?
• Unde sunt stocate datele și cine are acces la ele?
• Cum import datele pe care le am acum și cum le export dacă plec?
• Pot testa aplicația pe cazurile mele înainte să plătesc?

Noverca pe scurt

Noverca este o aplicație online de medicina muncii, făcută pentru cabinetele din România. Acoperă dosarele medicale, examenele cu sugestii din HG 355, fișele de aptitudine pe modelul din Anexa 5, controalele periodice, facturarea din examene, rapoartele și importul din Excel. Transmiterea în e-Factura este o opțiune la cerere.

Costă 99 RON pe lună pentru fiecare utilizator, cu angajați și companii nelimitate. Prima lună este gratuită, iar cabinetele nou înființate pot primi 3 luni gratuite.